Importer des adresses à partir de MS-Excel dans Cont@ct Manager

Pour importer via un fichier Excel, vous devez d'abord, à partir d'Excel, effectuer un enregistrement sous un format dit "pivot", c'est-à-dire un format avec comme extension .csv (Comma Separated value) ou .tsv (Tabulation Separated Value). Il s'agit d'un format ASCII avec une organisation en colonnes.

Une fois que vous aurez effectué cette opération, vous pouvez passer à Contact Manager. Via la menu "Fichier->Importer->un fichier au format CSV ou Tabulation..." vous accédez à un assistant.

1. A la première étape vous indiquez le fichier source et le format (CSV ou TSV).
   
2. A la seconde étape, vous consultez directement le contenu de votre fichier sous forme de colonnes. Si cette étape ne fonctionne pas, c'est que C@M n'a pas réussi à reconnaitre les colonnes de votre fichier source.
3. La troisième étape consiste à associer les colonnes de votre fichier source aux champs d'information de C@M. Vous avez la possibilité d'enregistrer dans un fichier cette association pour une réutilisation (lecture du fichier d'association sur cette étape). Ce qui peut-être pratique, en cas d'importations ou d'essais multiples. Pour réaliser une association, vous devez cliquez sur un champ de la liste de gauche et sur un champ de la liste de droite, puis chiquez sur la flèche jaune "simple". La flèche doublée correspond à une association automatique dans l'ordre du premier champ du début de la liste au dernier champ (1 pour 1).
4. La dernière étape, montre le résultat de vos données importées sous forme de colonnes. Si cela ne vous convient pas, vous pouvez revenir à l'étape précédente et modifier vos associations. Vous avez la possibilité de sélectionner les lignes à importer ou la totalité. Sur cette étape si la relation entre vos données importées et les champs C@M vous conviennent, vous pouvez lancer l'importation définitive.

Ne pas hésiter à chaque étape à effectuer des essais. Seule la dernière étape valide définitivement l'importation. En cas de doute sur les données importées dans votre carnet C@M principal (doublon par exemple ou confiance dans l'importation), vous pouvez effectuer des tests dans un nouveau carnet C@M et ensuite réaliser des importations entre carnets C@M. C'est une manière aussi de s'assurer que l'organisation de l'importation correspond à vos souhaits.

La fonctionnalité d'import de fichiers CSV ou TSV est disponible sur toutes les éditions Cont@ct Manager, c'est-à-dire Freeware et Shareware.

Bonne utilisation.

Import de contacts à partir de Palm Desktop vers Contact Manager

La procédure générale est d'exporter les contacts du logiciel Palm Desktop (version 4.1.x testée) dans un fichier au format CSV (Comma Separated Value), puis d'utiliser l'assistant d'import de Contact Manager.

Avec l'assistant d'import de Contact Manager, vous avez la possibilité d'importer tout de type de données au format CSV, c'est-à-dire d'enregistrements ASCII organisés sous la forme d'un tableau. Le CSV est un format pivot, il est aussi reconnu et éditable par MS Excel.

Pour exporter depuis Palm Desktop :

• Sélectionner le menu "Fichier->Exporter..." pour afficher une fenêtre de dialogue
• Choisir dans cette fenêtre le type "Séparé par virgule (*.csv;*.txt)"
• Sélectionner après le label "Etendue :", "Tous" ou "Enregistrements sléectionnés".
• Désigner un nom de fichier, par exemple adresses.csv.
• Valider.
• Une autre fenêtre s'affiche, sélectionnez tous les champs.
• Noter l'ordre des labels et leur intitulés, puis valider.

Pour importer à partir Contact Manager :

• Lancer lContact Manager
• Fermer le carnet d'adresses si ouvert, via le menu "Fichier->Fermer"
• Sélectionner le menu "Fichier->Importer->Un fichier au format CSV ou Tabulation...".
• Depuis la fenêtre qui s'affiche, sélectionner le fichier "adresses.csv" issu de l'export Palm desktop
• Cocher la case CSV et dans la zone de saisie associée supprimer le caractère ";" (point virgule).
• Saisir le caractère "," (virgule).
• Passer à l'étape suivante. A priori à ce niveau, est affiché les données (adresses) sous la forme d'un tableau avec des colonnes nommées "item #1" à "item #43".
• Passer à l'étape suivante. A ce niveau, il s'agit d'associer les champs "item" aux champs de Contact Manager. La notation de l'ordre, effectuée lors de l'export, est utile à ce niveau.
• Poursuivre ensuite l'importation, ...

La principale difficulté est l'association des champs "item #" (...) avec les champs de de Contact Manager. Comme, l'export du Palm ne contient pas l'entête des colonnes (champs), l'association n'est pas facilité et n'est pas récupérable par Contact Manager (choix de l'étape 1 de l'assistant d'import).

Une fois l'opération d'association réalisée, il est utile de l'enregistrer dans un fichier, à partir de l'assistant (icone "sauve liste"). Cela permet de la réutiliser, toujours à partir de l'assistant de Contact manager (icone "charge liste").